Controlling finansowy to analiza finansowa przedsiębiorstwa, zestaw informacji, na podstawie których zarząd podejmuje decyzje. Decyzje poparte liczbami. Księgowość pokazuje przeszłość, wynik finansowy, podatki do zapłacenia. Controlling pokazuje i przeszłość i przyszłość. Czyli ile budżetu zostało do końca roku, który produkt generuje najwyższą marżę albo która inwestycja powoduje straty.
Spis treści
- Czym jest controlling finansowy w przedsiębiorstwie?
- Analiza wskaźnikowa: jakie wskaźniki pokazują kondycję firmy?
- Jak AI zmienia controlling finansowy?
- Samodzielnie czy zlecić controlling ekspertom?
- Podsumowanie: od wskaźników do decyzji
Czym jest controlling finansowy w przedsiębiorstwie?
Controlling finansowy skupia się na odpowiedzi na pytanie, jaka jest sytuacja finansowa przedsiębiorstwa lub organizacji. Zaczynając od budżetowania i kontroli kosztów, przez analizę przychodów oraz płynności finansowej aż po informacje i sygnały z rynku, które mogą mieć wpływ na wynik finansowy firmy. Firmy prowadzimy po to, żeby zarabiać. Zarabiać, wydawać, inwestować. Nie ma innego celu. Jeżeli ktoś mówi, że prowadzi firmę tylko dlatego, że jest to jego pasja, to albo jest na tyle bogaty, że firmę traktuje jak hobby, albo ... sugeruję, żeby tą pasją opłacił rachunki. Przedsiębiorstwo lub organizacja istnieje, jeżeli ma za co istnieć.
Po co firmie controlling: jakie daje korzyści?
system wczesnego ostrzegania - spada rentowność, rosną koszty, rośnie zatrudnienie, poziom gotówki jest niestabilny; dział controllingu potrafi wytłumaczyć, jakie czynniki wpływają na to.
decyzje oparte na liczbach a nie na przeczuciu - regularna analiza danych finansowych (i nie tylko) daje komfort, że podejmowane decyzje wynikają z liczb, ze stanu faktycznego, a nie z przeczucia
kontrola kosztów - sprawozdanie finansowe jest przygotowywane raz do roku. Zarządzanie kosztami wymaga tego, żeby regularnie monitorować odchylenia od założonego budżetu. Zarządzanie kosztami i rentownością to nie jest zadanie (jak wielu przedsiębiorców błędnie zakłada) dla księgowości. To typowy zakres obowiązków kontrolera.
wiarygodność wobec banku i inwestorów - czytelne wskaźniki ułatwiają rozmowy o kredycie, wycenie i przygotowaniu firmy do sprzedaży czy wejścia Private Equity
Analiza wskaźnikowa: jakie wskaźniki pokazują kondycję finansową firmy?
Controlling finansowy w przedsiębiorstwie to de facto zestaw informacji, przede wszystkim wskaźników, pokazujących kondycję firmy. To dashboard, czyli sygnalizacja świetlna dla zarządu, działająca jak system wczesnego ostrzegania. Analiza finansowa powinna skupiać się tylko na informacjach istotnych, takich, które wpływają bezpośrednio na zarządzanie przedsiębiorstwem.
Płynność: czy firma ma czym płacić?
Płynność mówi, czy firma jest w stanie regulować bieżące zobowiązania na czas, i to ona, a nie sam zysk, decyduje o tym czy firma istnieje. Firmy najczęściej upadają nie dlatego, że przestają być rentowne, ale dlatego, że w danym momencie nie mają czym zapłacić. Skala jest spora: według Coface w 2024 roku niewypłacalność ogłosiło 5576 polskich firm, o 19% więcej niż rok wcześniej.
Rentowność: czy firma naprawdę zarabia?
Rentowność pokazuje na czym firma zarabia a na czym traci. Ostatnio przygotowywałam analizę rentowności dla średniej firmy usługowej. Jakie było zdziwienie właściciela, kiedy okazało się, że jedna z usług jest kompletnie nierentowna. Dwie pozostałe pokrywały straty na tyle, że całościowo firma była dochodowa. Informacja o rentowności produktu, usługi, segmentu klientów daje możliwość podjęcia decyzji o tym, w co warto inwestować a z czym może trzeba się „pożegnać".
Efektywność: rotacja należności (DSO) i zapasów
Wskaźniki efektywności pokazują, jak szybko firma zamienia towary w gotówkę, czyli jak sprawnie pracuje jej kapitał obrotowy. DSO (days sales outstanding) mówi, ile dni średnio czekasz na zapłatę od klienta, a rotacja zapasów, jak długo towar leży w magazynie, zanim się sprzeda, i im dłużej trwają oba, tym więcej gotówki zostaje zamrożone. To najbardziej „sterowalna" grupa wskaźników, bo skrócenie DSO o kilka dni albo szybsza rotacja zapasów uwalnia gotówkę od ręki.
Jak AI zmienia controlling finansowy?
Controlling finansowy skupia się na liczbach, na danych, na gotowych informacjach. Raporty finansowe, raporty kadrowe, analizy rynkowe, prognozy finansowe i benchmarki. To wszystko są dane. Metodyka controllingu finansowego, czyli sposób w jaki dane przekształcamy we wskaźniki i informacje potrzebne do zarządzania przedsiębiorstwem, też jest określona. To wszystko sprawia, że kontroler finansowy ma sporo możliwości do tego, aby część swojej pracy wykonać już nie tylko przy pomocy systemów ERP i BI, ale narzędzi opartych na AI.
Właśnie w takich zadaniach jak analiza wskaźników efektywności (KPI) AI świetnie się sprawdza. Od liczenia, przez komentarze po tworzenie gotowych deck-ów dla zarządu. Czy to znaczy, że kontroler finansowy musi szukać sobie nowego zajęcia? No nie. AI to model, to informacje tworzone na podstawie prawdopodobieństwa i tego, co już było. Możemy „nakarmić" AI ogromną ilością danych, ale to człowiek podejmuje decyzje i bierze odpowiedzialność.
Dla mnie AI to nadal stażysta, taki, który przeczytał wszystkie książki. Ale jednak stażysta. Brakuje mu intuicji i wyczucia sytuacji. Brakuje mu umiejętności krytycznego myślenia, bo opierając się na statystyce będzie dążył do udzielenia oczekiwanej (najbardziej prawdopodobnej) odpowiedzi.
Samodzielnie czy zlecić controlling ekspertom?
Odpowiedź zależy od wielkości firmy. Małe i średnie firmy zwykle mają tylko dział księgowości (własną księgową lub korzystają z usług firmy zewnętrznej). Jak już ustaliliśmy, księgowość to przeszłość, controlling to dashboard z sygnalizacją wczesnego ostrzegania. Jako dyrektor finansowy, przez lata zarządzałam zarówno księgowością jak i działem kontrolerów finansowych. Te 2 zespoły mają różne kompetencje, wiedzę i umiejętności. Dlatego właśnie w małych i średnich firmach lepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usługi CFO-as-a-service. Po polsku nazywaną „CFO na godziny". Obowiązki kontrolera finansowego oraz dyrektora finansowego w małej lub średniej firmie są bardzo zbliżone i nie jest to praca na pełny etat. Dlatego właśnie optymalnym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług ekspertów. W dużych firmach, organizacjach, korporacjach zwykle jest zatrudniona osoba na stanowisku CFO, która odpowiada również za tzw. management accounting, czyli analizę danych finansowych (i nie tylko).
Podsumowanie: od wskaźników do decyzji
Monitorowanie wyników finansowych firmy wydaje się czymś oczywistym, naturalnym. Bo jak można zarządzać firmą nie znając liczb? Jak można podejmować decyzję „na czuja"? No można. I jest oczywiście wiele firm, które odnoszą sukcesy bez znajomości liczb. Do czasu.
Controlling finansowy nie jest po to, żeby produkować kolejne raporty, tylko żeby zamieniać wskaźniki w decyzje. Płynność i przepływy mówią, czy firma ma czym płacić, rentowność, czy naprawdę zarabia, a efektywność, ile gotówki niepotrzebnie zamraża. Kiedy czytasz je razem i regularnie, przestają być tabelką po zamknięciu miesiąca, a stają się systemem wczesnego ostrzegania, który pozwala reagować, zanim problem urośnie. Czy zbudujesz go samodzielnie, czy oddasz ekspertowi, jest wtórne wobec jednego: liczby mają prowadzić do działania.
