AI sprawdza się idealnie w księgowości, radzi sobie świetnie z procesami na dużym wolumenie dokumentów i zadaniach powtarzalnych, dzięki czemu odciąża księgowego. Odciąża, „zabiera mu pracę", a może po prostu zmienia rolę księgowego. Sztuczna inteligencja przejmuje wprowadzenie faktur do systemu i tworzenie raportów. To, co zostaje po stronie człowieka, to osąd, wyjątki, kontrola i doradztwo, i właśnie tam przesuwa się rola księgowego. Ten tekst nie jest o tym, czy AI zastąpi ludzi w finansach (o tym piszę tutaj), tylko o tym, co AI już dziś automatyzuje w księgowości i jak zmienia codzienną pracę księgowego.
- Co AI naprawdę robi w księgowości, a co tylko automatyzacja?
- Czego AI nie zrobi i czy można zaufać jego wynikom?
- Czy AI zastąpi księgowego?
- Jak zmienia się rola księgowego i jakie kompetencje się liczą?
- Czy i od czego zacząć wdrożenie AI w księgowości?
- Jakie ryzyka niesie AI w księgowości?
- Podsumowanie
Co AI naprawdę robi w księgowości, a co tylko automatyzacja?
Automatyzacja procesów księgowych zaczęła się dużo wcześniej niż dyskusje o AI. Masowe wystawianie faktur, księgowanie wyciągów bankowych czy systemy OCR są już codziennością. I to wcale nie jest AI. To automatyzacja, bardzo często mylnie nazywana AI. Przenoszenie danych między systemami czy księgowanie według określonych reguł to robotyzacja procesów (RPA). Rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji polegają na tym, że system uczy się na danych i radzi sobie ze zmiennością: rozpoznaje wzorce, podpowiada rozwiązania i wykrywa odchylenia.
Czego AI nie zrobi i czy można zaufać jego wynikom?
Lubię to określenie, że AI jest jak stażysta, który przeczytał wszystkie książki, ale kompletnie brak mu doświadczenia, jak i gdzie tę wiedzę zastosować. Narzędzia oparte na sztucznej inteligencji sprawdzają się w elementach procesów, takich jak liczenie, analiza, tworzenie komentarzy, a nawet mogą podjąć decyzję. Zaksięgować faktury, zrobić deklaracje i wysłać do urzędu skarbowego. Czyli wszystko? Zdecydowanie nie. Bo przecież ktoś musi wziąć odpowiedzialność za dane, ktoś, czyli człowiek, musi podjąć decyzję, czy jakość dokumentów (rzetelność i poprawność) jest zgodna z prawem, procedurami i wymaganiami wynikającymi z przepisów. Tego elementu nie da się zautomatyzować.
Czy AI zastąpi księgowego?
Mamy zatem odpowiedź na pytanie, czy AI zastąpi księgowego. Nie. AI, a raczej cyfryzacja księgowości, wyeliminuje niektóre zadania, które dziś wpisane są w zakres obowiązków księgowego. 30 lat temu księgowość skupiała się głównie na wpisywaniu liczb do wielkich ksiąg zwanych amerykankami. Dobry księgowy był skrupulatny, dokładny i umiejący ładnie pisać. Dziś oczywiście nadal skrupulatność i dokładność jest ważną kompetencją, ale ma zupełnie inny charakter. Nie polega na porównywaniu wpisów w papierowej dokumentacji, ale na przykład na ocenie kompletności danych. Automatyzacja procesów księgowych, którą obserwujemy od lat, sukcesywnie zmienia umiejętności, które w zawodzie księgowego są potrzebne. AI jest tylko kontynuacją tych zmian, a nie rewolucją.
Jak zmienia się rola księgowego i jakie kompetencje się liczą?
Rola księgowego, umiejętności wymagane w tym zawodzie i kompetencje potrzebne do wykonywania pracy ewoluują tak samo jak w przypadku innych zawodów. Od umiejętności szybkiego i dokładnego wprowadzania danych do systemu bardziej liczy się weryfikacja poprawności, interpretacja przepisów prawa czy ocena wyjątków.
Do tego dochodzi doradztwo i komunikacja: rozmowa z klientem albo zarządem, tłumaczenie, co liczby oznaczają, wsparcie decyzji i kontakt z urzędem. Wreszcie liczy się praca z narzędziami i danymi: umiejętność korzystania z AI oraz dbałość o jakość danych, na których model działa, bo słabe dane to słabe podpowiedzi.
Czy i od czego zacząć wdrożenie AI w księgowości?
W firmach, w których automatyzacja działów księgowych jest już wdrożona, AI będzie kolejnym, naturalnym krokiem. Nie rewolucja, ale raczej ewolucja tego, co już zostało wypracowane.
Jak wygląda dobre wdrożenie krok po kroku?
-
Pierwszym krokiem do wdrożenia automatyzacji księgowości jest oddzielenie automatyzacji od AI. Tam gdzie są schematy, czynności powtarzalne, reguły itp. stosujemy RPA.
-
Modele wkraczają dopiero wtedy, kiedy potrzebny jest „osąd" na podstawie danych historycznych i wzorców (a nie schematów). Do nauczenia modelu AI konieczne są dane. Bez wystarczającej liczby uporządkowanych, poprawnych przykładów (jak księgowaliście podobne przypadki) model nie ma z czego się uczyć. Tu wchodzi ocena gotowości i danych.
-
Pod koniec procesu wkracza człowiek, z wiedzą potrzebną do podjęcia decyzji.
Jak zmieni się wielkość i rola zespołu księgowego?
Rola zespołu księgowego zmienia się tak, jak zmienia się technologia. To, co budzi pytania i kontrowersje, to „ilu osobom AI zabierze pracę". Odpowiedź jest prosta: tylu, ile nie będzie chciało rozwijać nowych kompetencji. AI to model, to statystyka, to nawet nie jest maszyna. Nie może zabrać nikomu pracy. To sam człowiek pozbawia się pracy, przez to, że nie dostosowuje swoich umiejętności do wymagań rynku. Zawód windziarz już nie istnieje. Czy powiemy, że „coś" zabrało mu pracę?
Jakie ryzyka niesie AI w księgowości?
Odpowiedź jest prosta: odpowiedzialność za błędy. Automatyzacja jest pierwszym etapem. I już na nim mogą pojawić się błędy. Na przykład niewłaściwie odczytana z dokumentu data, kwota czy dostawca. Jeżeli w kolejnym procesie do gry wejdzie AI, istnieje ryzyko, że nie skoryguje wcześniejszego błędu, tylko narzędzie powieli go w swoim procesie. Do tego dokładamy ryzyko halucynacji AI, czyli tego, że jest to model oparty na statystyce, a nie 100% pewności.
Bez względu na to, ile etapów całego procesu jest wykonanych przez RPA czy narzędzie oparte na AI, na końcu jest odpowiedzialność, którą może wziąć tylko człowiek. Nadmierne „zaufanie" do automatyzacji i brak procesów kontrolnych znacznie podnosi poziom ryzyka. Na jakimś etapie osąd i ocena doświadczonego księgowego jest konieczna.
Podsumowanie
AI w księgowości to kolejny etap automatyzacji, która trwa od lat, i najlepiej sprawdza się tam, gdzie praca jest masowa i powtarzalna. Przejmuje wprowadzanie danych, uzgodnienia i wstępne raporty, a księgowemu oddaje to, co dla niego najcenniejsze: czas na osąd, interpretację i doradztwo.
W efekcie zawód księgowego dojrzewa. Wartość dodana nie jest w szybkim wprowadzaniu danych, ale w zrozumieniu, ocenie wyjątków i znajomości przepisów. Pozycję wzmacnia ten, kto rozwija te kompetencje, tak jak wcześniej zmieniały się umiejętności w tym zawodzie, od starannego pisma w amerykankach po pracę z systemami.
Jedno zostaje niezmienne. Bez względu na to, ile etapów wykona automatyzacja i AI, na końcu jest decyzja i odpowiedzialność, którą może wziąć tylko człowiek. Dlatego AI w księgowości jest tak dobre, jak dobra jest kontrola, która nad nim czuwa.
Chcesz przygotować swój dział księgowy na tę zmianę i rozwinąć kompetencje zespołu, zanim zrobi to za Ciebie rynek? Sprawdź nasze szkolenia.
