Raportowanie zarządcze: jak zamienić raporty finansowe w narzędzie decyzji

Raportowanie zarządcze, jak sama nazwa wskazuje, ma za zadanie przedstawiać dane, aby zarząd podejmował decyzje oparte na liczbach, na faktach i sprawdzonych informacjach. W odróżnieniu od raportowania finansowego, które skupia się przede wszystkim na kondycji finansowej organizacji, analizy zarządcze zawierają również dane niefinansowe. Realizacja celów strategicznych, postęp inwestycji, zarządzanie ryzykiem, zarządzanie projektami, dane HR - to tylko niektóre z obszarów raportowania zarządczego.

Spis treści

• Czym jest raportowanie zarządcze i jaki ma cel?
• Największe wyzwania w raportowaniu zarządczym w średnich firmach?
• Jak stworzyć skuteczny raport zarządczy?
• Jak zamienić raport w decyzję?
• Co daje firmie dobre raportowanie zarządcze?
• Podsumowanie: od raportu do decyzji

Czym jest raportowanie zarządcze i jaki ma cel?

Definicja mówi, że celem raportowania zarządczego jest dostarczenie zarządowi informacji, na podstawie których podejmuje decyzje. Pięknie brzmi. Tylko co to właściwie oznacza w praktyce? Stoję twardo i nieugięcie na stanowisku, że żeby zarządzać, żeby kierować firmą, działem albo własnym życiem, potrzebne nam są informacje, dane, liczby, na podstawie których te decyzje opieramy.

Jeżeli wiem, że jutro będzie burza, raczej unikam wycieczki w góry. Jeżeli wiem, że sprzedaż spada i na dodatek znam powód, to mogę (np. jako dyrektor ds. sprzedaży) zareagować. Jeżeli wiem, że średnia liczba dni chorobowego, przypadająca na pracownika, znacznie przekracza racjonalny poziom, to coś z tą informacją mogę zrobić. Taki ma cel informacja zarządcza - pokazać, co dzieje się w firmie i dać wkład do dalszych działań.

Raport finansowy a zarządczy: czym się różnią?

Raport finansowy jest zwykle tym, który przychodzi nam na myśl w kontekście przydatnych informacji. Bilans, rachunek zysków i strat, wynik finansowy, płynność finansową i coroczna zmora, czyli audyt. Zarząd firmy co rok podpisuje dokument, przesyła do KRS i gotowe. Czy dzięki temu jest w stanie na bieżąco zarządzać firmą? No nie. Bo raportowanie zarządcze, zwane często dashboardem managerskim lub zestawem KPI (Key Performance Indicators) skupia się na tym, co dzieje się tu i teraz. Duże firmy, które gromadzą dane w nowoczesnych systemach, które obsługują tzw. Big Data, analizują informacje codziennie, lub po prostu na bieżąco.

Dane produkcyjne, sprzedażowe czy informacje o stabilności systemu nie mogą czekać. Są gromadzone i analizowane w czasie rzeczywistym. Oczywiście nie oznacza to, że zarząd firmy analizuje je 24h. Ale to, że w razie potrzeby takie dane, w przeciwieństwie do danych z raportowania finansowego, można wygenerować z systemu w każdym momencie.

Największe wyzwania w raportowaniu zarządczym w średnich firmach?

Największym wyzwaniem firm MŚP jest zazwyczaj zautomatyzowanie raportowania zarządczego. Raportowanie zarządcze wymaga przede wszystkim danych. W ogóle obecny świat opiera się na danych. Dane, o ile są rzetelne, dobrze gromadzone i przechowywane, mogą stanowić podstawę działania firmy. Są wartością taką jak pracownicy, maszyny czy receptury i technologia. Zbieranie danych wymaga baz, systemów, kompetencji jak to robić, zabezpieczeń itd. A to wszystko oznacza koszt, który dla mniejszych organizacji często przewyższa korzyści wynikające z dodatkowego raportowania. Lub po prostu jest za dużą inwestycją, na którą mniejsze firmy nie mogą sobie pozwolić.

Controlling i raportowanie zarządcze, w przeciwieństwie do raportowania finansowego, nie jest obowiązkowe. Dlatego często ignorowane. Właściciele małych firm, czy zarządy średnich przedsiębiorstw uważają, że znają swoją organizację na tyle dobrze, że nie widzą wartości dodanej z wykorzystania raportów zarządczych. Czy rzeczywiście tak jest? Czy mając dodatkowe informacje zarządy podejmowałyby inne decyzje? Tego nie wiem. Z własnego doświadczenia mogę tylko powiedzieć, że nie wyobrażam sobie zarządzania tylko i wyłącznie na podstawie danych finansowych i na podstawie własnej intuicji. "You can manage if you measure".

Jak stworzyć skuteczny raport zarządczy? Zasady i kluczowe elementy.

Raportowanie w zarządzaniu strategicznym. Raportowanie w zarządzaniu operacyjnym. Raportowanie projektów. Raportowanie HR. Czyli co miesiąc setki stron produkowanych w PowerPoint, których zarząd nawet nie przekartkuje. Trafiają do szuflady albo do folderu "na później". Dlaczego tak się dzieje? Bo więcej wcale nie znaczy lepiej.

Największy problem raportowania nie jest techniczny, tylko sensowny: raporty "puchną", a nie pomagają decydować. Z badania Board Intelligence i Chartered Governance Institute wynika, że tylko 48% dyrektorów uważa, że raporty wnoszą wartość, a 63% ocenia je jako „słabe" lub „kiepskie". Problemem nie jest więc brak danych, tylko jakość i celowość.

Co powinien zawierać raport zarządczy?

Zacznijmy od wdrażania strategii i rozwiązywania lub unikania problemów w organizacji. To jedne z głównych zadań zarządu i danych w tych obszarach potrzebuje zarząd. Strategia powinna zawierać kluczowe wskaźniki, monitorowane regularnie po to, żeby sprawdzać, czy kierunek działań jest zgodny z założeniami.

Przykład:

• Celem strategicznym organizacji jest poprawa jakości obsługi klienta, poprzez zmniejszenie długości kolejek. Do tego jest przypisany zestaw działań i to właśnie monitorowanie, czy działania przyniosły założone rezultaty, powinno znaleźć się w raporcie zarządczym.

• Kolejny ważny element w zasadzie w każdej firmie to ryzyka. Finansowe, regulacyjne, reputacyjne, operacyjne, cyber i inne.

• Nie pomijamy oczywiście najważniejszych kwestii finansowych. Zarząd niekoniecznie jest zainteresowany comiesięczną kwotą podatku do zapłacenia, ale z pewnością interesuje się tym, czy marża na produktach jest na zakładanym poziomie.

Co z tego wynika? Nie ma jednego szablonu raportu zarządczego, który będzie odpowiedni dla każdej firmy. Efektywne raportowanie zarządcze to takie, które daje informacje potrzebne zarządowi do podejmowania decyzji.

Etapy procesu raportowania krok po kroku

Raportowanie to proces cykliczny, regularny. Niezależnie od tego, czy firma lub organizacja posiada narzędzia do raportowania w czasie rzeczywistym, czy deck jest tworzony przez analityków, zaczynamy proces tak samo, czyli od odpowiedzi na pytanie: dla kogo jest raport i jakie informacje są istotne dla tych osób.

Na tej podstawie analityk definiuje wskaźniki określające stan obecny oraz ustalony przez zarząd cel. Punkt odniesienia jest konieczny, w przeciwnym razie sama liczba nie powie za wiele. Punktem odniesienia może być plan, budżet, normy ustalone przez regulatora albo benchmarki rynkowe.

I potem już tylko (albo aż) praca techniczna, którą w dużej mierze można obecnie delegować na AI. Tworzenie KPI, RAG status, dashboardy menedżerskie i cykliczność.

Jak zamienić raport w decyzję?

Raport zamienia się w decyzję dopiero wtedy, gdy przy każdej istotnej liczbie padają trzy odpowiedzi: co odbiega, dlaczego i co z tym robimy.

Metoda „od liczby do decyzji" dla każdego istotnego wskaźnika zadaj trzy pytania:

1. Co odbiega? Odchylenie od planu albo poprzedniego okresu, powyżej ustalonego progu istotności.

2. Dlaczego? Przyczyna, nie objaw (spadła marża, bo rosły rabaty, a nie „bo spadła sprzedaż").

3. Co robimy, kto i do kiedy? Konkretne działanie, właściciel i termin.

Co daje firmie dobre raportowanie zarządcze?

Skoro, jak podają statystyki, tylko połowa zarządów widzi wartość dodaną z otrzymywanych raportów, to czy warto je robić? Owszem. Nie wyobrażam sobie pracy w zarządzie bez dobrego zestawu informacji. Bo to właśnie dzięki nim osoby decyzyjne są w stanie zareagować na zmieniającą się sytuację. Problemy finansowe, kadrowe, operacyjne - wszystko to będzie widoczne w dobrze zaprojektowanym dashboardzie.

Kolejna korzyść, to "jedno źródło prawdy". Przy organizacji złożonej, kompleksowej, w której funkcjonuje wiele systemów a dane krążą pomiędzy działami, jeden, spójny raport jest kluczowy. Nie ma dyskusji o metodyce liczenia, tego, kto kiedy komu, co przekazuje. Dane są kompletne i zagregowane w jedną całość.

I mój ulubiony argument - zamiast gasić pożary, kiedy jest już za późno, zarząd pracujący na zestawie danych zaprojektowanych tak, żeby stanowiły one system wczesnego ostrzegania, skupia się na realizacji celów a nie na gaszeniu pożarów.

Podsumowanie: od raportu do decyzji

Raportowanie zarządcze nie kończy się na wygenerowaniu tabel. Dobry raport obejmuje wszystkie obszary firmy, nie tylko finanse, pokazuje to, co odbiega od planu, i przy każdej istotnej liczbie mówi, co z tym zrobić, kto i do kiedy. O jego wartości nie decyduje objętość, tylko liczba decyzji, które uruchamia.

Jeśli w Twojej firmie raporty powstają, ale nie prowadzą do decyzji, albo zjada je ręczna praca w Excelu, zacznij od uporządkowania samego procesu, zanim dołożysz kolejne narzędzia. Z tym pomaga usługa CFO na godziny: ułożenie raportowania, wskaźników i rytmu bez zatrudniania dyrektora finansowego na etat.