Rosnące koszty IT – nowa rzeczywistość firm
Koszty IT były zwykle kategorię specjalnej troski. Wiadomo, że niewiele osób zna się, na tym, co de facto jest kupowane i niewiele (poza IT) potrafi rzetelnie ocenić, czy faktycznie zakup jest niezbędny. Technologia się zmienia - to zwykle usprawiedliwienie dla rosnących kosztów IT.
Każdy nowy projekt ma być tym, który „usprawni procesy” – i każdy kończy się nową subskrypcją SaaS, kolejną licencją i wyższą fakturą. Zanim ktokolwiek zdąży zrobić software costs audit, budżet puchnie jak skręcona kostka.
Technologia stała się zbyt łatwa do kupienia, a zbyt trudna do kontrolowania. Wystarczy jedno kliknięcie, żeby dział IT zyskał nowe narzędzie „do testów”, które oczywiście zostaje na lata. I nikt już nie pamięta, do czego miało służyć. Często zakup licencji czy SaaS nie przechodzi nawet przez IT. Użytkownik kupuje dostęp. A potem o nim zapomina.
To nowa codzienność: niewykorzystane subskrypcje, licencje, które odnowiły się same, i infrastruktura, której nikt już nie dotyka, ale wciąż za nią płacimy. To nie są błędy – to efekt braku zarządzania kosztami IT w świecie, gdzie każda decyzja o technologii wydaje się mała… dopóki nie zobaczymy całego rachunku.
Dlatego dziś najważniejsze pytanie brzmi nie czy inwestować w IT, ale jak z niego korzystać, żeby nie tracić pieniędzy.
Gdzie naprawdę rośnie koszt – licencje, chmura
Licencje, niewidzialny koszt automatycznych odnowień
Licencje i subskrypcje SaaS mają to do siebie, że są tak wygodne, że aż zapominamy, że istnieją. Co miesiąc pobierają swoją część budżetu, nie pytając nikogo o zgodę. Czasem płacimy za oprogramowanie, z którego już nikt nie korzysta. Czasem za trzy wersje tego samego narzędzia, bo „każdy dział ma swoje preferencje”. A czasem po prostu dlatego, że nikt nie zrobił audytu kosztów oprogramowania od czasów pandemii.
Chmura obliczeniowa, która miała być tańsza
Chmura obliczeniowa była reklamowana jako sposób na obniżenie kosztów infrastruktury IT. I rzeczywiście — w pierwszym roku wygląda to pięknie. Ale potem pojawiają się „niewielkie” dodatki: większy transfer, większe zasoby, więcej środowisk testowych, które nikt nie wyłącza. I nagle z chmury robi się burza. Bez monitorowania i optymalizacji kosztów IT chmura przestaje być elastyczna – staje się po prostu drogą formą przechowywania zapomnianych danych.
Dlaczego firmy nie przeglądają swoich licencji, żeby obniżyć koszty
Firmy rzadko robią audyt kosztów oprogramowania, bo nikt nie ma tego w swojej tabelce obowiązków. Dział IT zakłada, że kontrola wydatków IT to zadanie finansów, a finanse są przekonane, że IT wie, co ma w swoich systemach. W efekcie odpowiedzialność za zarządzanie licencjami rozmywa się między zespołami – i każdy płaci swoje rachunki, byleby tylko działało. Typowe licencje infrastrukturalne siedzą w budżecie IT, ale te od narzędzi marketingowych, HR-owych czy projektowych trafiają do poszczególnych działów i obciążają ich koszty operacyjne. Tak powstaje mozaika subskrypcji SaaS, której nikt nie widzi w całości – a niewykorzystane licencje i niepotrzebne koszty spokojnie dojrzewają w tle, aż do momentu przeglądu kosztów na koniec roku, kiedy jest już za późno, żeby coś z tym zrobić.
Optymalizacja kosztów IT to nie redukcja, tylko decyzje oparte na danych
Optymalizacja kosztów IT nie polega na tym, żeby ciąć budżet i liczyć, że systemy „jakoś to wytrzymają”. To nie cięcia, tylko decyzje oparte na danych – o tym, z czego naprawdę korzysta firma, a co generuje tylko niepotrzebne koszty. Dobrze przeprowadzony software costs audit pokazuje, które subskrypcje SaaS, licencje czy elementy infrastruktury IT można ograniczyć bez utraty efektywności. Optymalizacja budżetu technologicznego to nie polowanie na oszczędności, ale przywrócenie równowagi między wydatkiem a wartością biznesową. Bo technologia ma działać dla firmy – a nie odwrotnie.
Błędy, które powodują, że wydatki wymykają się spod kontroli
Największy błąd? Myśleć, że koszty IT są „pod kontrolą”, bo faktury są opłacane na czas. W praktyce wiele firm nie ma pojęcia, jak bardzo koszty związane z IT rosną z miesiąca na miesiąc – po cichu, po trochu, aż w końcu stają się nowym stałym wydatkiem. Brak monitorowania, brak zarządzania kosztami i zbyt duże zaufanie do „autoodnawialnych” licencji sprawiają, że budżet technologiczny zaczyna żyć własnym życiem.
Drugim błędem jest kupowanie kolejnych systemów informatycznych typu SaaS, bo „tak będzie szybciej”. Każde z tych narzędzi ma swój cel – dopóki ktoś nie zauważy, że robią to samo. Brak spójnej strategii w obszarze IT prowadzi do powielania funkcji, a niepotrzebne koszty mnożą się jak testowe konta w chmurze.
Trzeci błąd to ślepa wiara w to, że „więcej ludzi rozwiąże problem”. Tymczasem rekrutacja specjalistów IT bez jasnego planu to droga zabawa. Zanim nowy pracownik pozna środowisko, firma już zdąży zapłacić za szkolenia, oprogramowanie i sprzęt, licencje i czas menedżera. Czasem taniej – i mądrzej – jest postawić na outsourcing IT, zewnętrznych specjalistów lub konsultacje eksperckie, które pomagają zoptymalizować koszty infrastruktury IT bez zwiększania zatrudnienia.
I wreszcie ostatni błąd – brak długoterminowego planowania. Większość decyzji o zakupie systemów zapada „na szybko”: bo trzeba wdrożyć, bo kończy się umowa, bo ktoś polecił. A potem zostaje utrzymanie infrastruktury, duże koszty operacyjne i obietnica, że „następnym razem zrobimy to lepiej”.
Prawda jest taka, że efektywne zarządzanie IT w firmie nie wymaga cudów, tylko odpowiedniego zarządzania, danych i odwagi, żeby zadać pytanie: czy naprawdę tego potrzebujemy?
Jak odzyskać kontrolę nad kosztami w obszarze IT, czyli efektywne zarządzanie
Pierwszy krok to zrozumieć, gdzie naprawdę rosną koszty IT. Nie w arkuszu Excela, tylko w codziennych decyzjach – tych drobnych, które dodają kolejne subskrypcje SaaS, nowe konta i dodatkowe gigabajty w chmurze obliczeniowej. Potrzebny jest audyt kosztów oprogramowania i infrastruktury IT, który pokaże, co faktycznie jest wykorzystywane, a co tylko generuje niepotrzebne koszty utrzymania.
Drugi krok to zoptymalizować koszty przechowywania i utrzymania. W większości firm ogromne pieniądze pochłaniają dane, których nikt już nie potrzebuje – raporty, kopie zapasowe sprzed lat, archiwa projektów, które dawno straciły znaczenie. Do tego dochodzą licencje i serwis sprzętu, który leży w szafie „na wszelki wypadek”. To wszystko tworzy iluzję bezpieczeństwa, ale w rzeczywistości tylko podnosi koszty infrastruktury informatycznej. Czasem jedno czyszczenie chmury i rezygnacja z kilku nieużywanych systemów pozwala znacząco zmniejszyć koszty operacyjne – bez utraty żadnej funkcjonalności.
Trzeci krok to monitorowanie i długoterminowe planowanie. Kontrola wydatków IT nie może być corocznym rytuałem przy planowaniu budżetu. To proces ciągły, który wymaga odpowiedniego zarządzania zasobami, przeglądu licencji i decyzji opartych na danych. Optymalizacja kosztów IT polega na tym, by eliminuje koszty zanim się pojawią – a nie wtedy, gdy faktura już jest na biurku CFO.
Na końcu chodzi o jedno: żeby IT w firmie przestało być postrzegane jako koszt, a znów stało się inwestycją. Wymaga to rozwoju kompetencji pracowników, konsultacji eksperckich i świadomości, że technologia nie jest darmowa, ale źle zarządzona – bywa bardzo droga.
Jeśli Twoja firma chce naprawdę zapanować nad wydatkami, odzyskać kontrolę nad budżetem i przestać płacić za technologie, które nie pracują na wynik – Symmetria Partners pomoże Ci to uporządkować. Przeprowadzimy audyt kosztów, pokażemy, gdzie uciekają pieniądze i jak zoptymalizować wydatki, żeby technologia znów zaczęła wspierać biznes, a nie go obciążać.
